Underhåll
Felanmälan i föreningen: så prioriterar ni när allt verkar akut
Felanmälan i bostadsrättsförening: vem som ansvarar för vad, hur ni prioriterar akuta fel och vattenskador, och hur de boende får besked om vad som händer.
4 min läsning
I slutet av juli är halva styrelsen på landet och fastighetsskötaren har semestervikarie. Det är då en diskmaskin börjar läcka på tredje våningen och en boende mejlar om att porttelefonen har slutat fungera. Båda är fel, men bara det ena kan vänta till måndag.
En fungerande felanmälan bygger på två saker: att de boende vet vart de ska vända sig, och att föreningen sorterar ärendena i rätt ordning. Resten handlar om att berätta vad som händer.
Först: vems ansvar är det
Ansvarsfördelningen mellan föreningen och bostadsrättshavaren står i bostadsrättslagen och stadgarna. Som huvudregel ansvarar bostadsrättshavaren för lägenhetens inre, som ytskikt, vitvaror och inredning i kök och badrum, medan föreningen ansvarar för huset, de gemensamma utrymmena och stamledningarna. Detaljerna skiljer sig mellan olika stadgar, särskilt när det gäller fönster, balkonger och golvbrunnar. Har ni en ansvarsfördelningslista, lägg en länk till den där de boende gör sin felanmälan.
En anmälan om en droppande blandare besvaras alltså vänligt med att det är bostadsrättshavarens sak att åtgärda. Det sparar både jourkostnader och diskussioner i efterhand om vem som ska betala.
Fyra prioritetsnivåer räcker
| Nivå | Exempel | Åtgärd |
|---|---|---|
| Akut | Vattenläckage, stopp i stamledning, ingen värme vintertid, ytterport som inte går att låsa | Ring jouren direkt, dygnet runt |
| Snart | Hiss ur funktion, trasig trapphusbelysning, porttelefon som inte fungerar | Inom 1–3 arbetsdagar |
| Planeras | Sprucket kakel i tvättstugan, dörrstängare som slår, klotter på fasaden | Samlas till nästa arbetsorder |
| Inte föreningens | Droppande kran i lägenheten, trasig diskmaskin | Svara och hänvisa till bostadsrättshavaren |
Var flexibla inom nivåerna. En hiss som står still i ett sjuvåningshus där en boende använder rullstol är akut, inte något som kan vänta tre dagar. Samma sak gäller trasig belysning i en källartrappa som många använder på kvällen.
Vattenskador kräver snabbhet
Vatten är det dyraste felet i nästan varje förening. Stäng av vattnet, ring jouren och fotografera innan något torkas upp. Kontakta försäkringsbolaget samma dag. Vem som till slut betalar avgörs av var läckan började och vad stadgarna säger, men det reder man ut efteråt. Först ska vattnet stoppas och fukten mätas, så att skadan inte sprider sig till bjälklaget och lägenheten under.
Se till att jouren har tillgång till nycklar eller en beredskapsrutin för att komma in i en lägenhet där ingen är hemma. Bostadsrättslagen ger föreningen rätt att få tillträde till lägenheten när det behövs för tillsyn eller arbeten, och vid en akut läcka kan det inte vänta tills ägaren kommer hem från semestern.
Be om en bild med varje anmälan
En bild på en fläck i taket berättar för fastighetsskötaren om det är en ny läcka eller en gammal fläck, och om det behövs en rörmokare, en snickare eller ingen alls. Det minskar onödiga besök, som ofta debiteras med en minimitid på en timme eller mer. Be också om lägenhetsnummer och ett telefonnummer, så att hantverkaren kan nå den som anmälde.
Berätta vad som händer
Den vanligaste frustrationen bland boende är inte att fel tar tid att åtgärda, utan att de inte vet om någon har sett anmälan. Ge varje ärende en status, till exempel mottagen, beställd, väntar på reservdel och åtgärdad, och låt den som anmälde se den. Statusen ”väntar på reservdel” är värd att ha med, eftersom det är där de flesta ärenden fastnar utan att någon förstår varför. När ett gemensamt fel som hissen anmäls av tre olika boende, svara alla tre och sätt upp en notis i trapphuset om vad som är beställt. Då får ni färre dubbla anmälningar.
Följ upp mönstren
Gå igenom felanmälningarna på ett styrelsemöte en gång i kvartalet. Tre stopp i samma stam under ett år är inte tre separata fel, utan ett tecken på att stammen behöver filmas och att stambytet kanske ska flyttas fram i underhållsplanen. Återkommande fel i samma tvättmaskin säger något om när den ska bytas.
Titta också på kostnaderna. Om jourutryckningar för stopp i avloppet har kostat föreningen 45 000 kr under ett år kan det vara billigare att spola alla stammar i förebyggande syfte. Det är en sådan slutsats som bara går att dra om felanmälningarna finns samlade och inte ligger utspridda i olika mejlkorgar.
I Kelvo Nest gör de boende sin felanmälan med bild direkt i appen och kan följa status på ärendet, medan styrelsen ser alla ärenden på ett ställe. Läs mer i hjälpcentret.