Majandusaasta aruanne: kuidas see koostada, kinnitada ja 30. juuniks esitada

Aprilli lõpus on enamikul korteriühistutel sama mure: eelmise aasta numbrid on raamatupidajal koos, aga aruanne on kinnitamata ja üldkoosolek kokku kutsumata. Kui ühistu majandusaasta on kalendriaasta, tuleb kinnitatud aruanne esitada äriregistrile hiljemalt 30. juuniks, sest aruanne esitatakse kuue kuu jooksul pärast majandusaasta lõppu.

Allpool on ajakava ja kontrollnimekiri, mis toimib nii 12 kui ka 80 korteriga majas. Kes peab aruannet enne kinnitamist kontrollima (revident, revisjonikomisjon või audiitor), on kirjas teie ühistu põhikirjas, nii et vaadake see enne üle.

Mida aruanne sisaldab

Aruanne koosneb raamatupidamise aastaaruandest ja tegevusaruandest. Aastaaruandes on bilanss, tulemiaruanne ja lisad. Tegevusaruandes kirjeldab juhatus lühidalt, mida aasta jooksul tehti: millised remonditööd lõpetati, kas võeti laenu, kuidas muutusid majandamiskulud. Väikese ühistu aruanne mahub sageli kümnele leheküljele, kuid korteriomanikku huvitab tavaliselt kolm asja: kui palju raha on remondifondis, kas keegi võlgneb ja kas kulud jäid majanduskava piiresse.

Seepärast tasub tegevusaruandesse kirjutada ka inimkeelne kokkuvõte. Näiteks: „2025. aastal laekus majandamiskuludeks 61 400 €, kulusid oli 59 850 €. Remondifondi koguti 18 200 €, millest trepikodade remondiks kasutati 12 600 €. Aasta lõpus oli remondifondi jääk 31 450 € ja võlgnevusi 2130 €.“ Sellise lõigu loeb läbi ka see omanik, kes bilanssi ei ava.

Ajakava aprillist juuni lõpuni

Kui arvestada tähtajast tagurpidi, on ajakava kitsas juba aprillis. Alustage kohe, kui raamatupidaja aastaaruande eelnõu valmis saab, ja leppige igale sammule vastutaja kokku.

1. 1Step 1: Aprilli algus. Raamatupidaja lõpetab aastaaruande eelnõu. Juhatus kontrollib panga lõppsaldot, võlgnike nimekirja ja remondifondi jääki.
2. 2Step 2: Aprilli keskpaik. Eelnõu läheb revidendile või revisjonikomisjonile, kui põhikiri seda nõuab. Andke neile aega vähemalt kaks nädalat.
3. 3Step 3: Mai algus. Juhatus paneb paika üldkoosoleku aja ja päevakorra ning saadab kutse. Kutses peab olema kirjas, kus saab aruandega tutvuda.
4. 4Step 4: Mai lõpp. Üldkoosolek kinnitab aruande ja hääletustulemus märgitakse protokolli.
5. 5Step 5: Juuni. Juhatus allkirjastab aruande ja esitab selle ettevõtjaportaali kaudu äriregistrile. Ärge jätke seda viimasele nädalale, sest portaalis selgub vahel, et mõni lisa on puudu.

Mida juhatus enne kinnitamist üle kontrollib

Kõige rohkem küsimusi tekitavad koosolekul numbrid, mis ei klapi omanike endi arvetega. Enne kutse saatmist võrrelge kolme asja.

Esiteks remondifondi jääk korterite kaupa. Kui ühistu peab remondifondi arvestust iga korteri kohta, peab nende summa võrduma bilansis oleva remondifondi jäägiga. Erinevus tähendab tavaliselt, et mõni laekumine on kirjendatud valele reale. Teiseks võlgnevused: aruande lisas olev nõuete summa peab klappima võlgnike nimekirjaga, mida juhatus ise jälgib. Kolmandaks suuremad kulud. Kui majanduskavas oli katuse remondiks 25 000 € ja tegelikult kulus 31 000 €, oodake, et keegi küsib, kes ülekulu kinnitas ja millal.

Kinnitamine koosolekul või kirjalikult

Aruande kinnitab korteriomanike üldkoosolek. Seadus lubab otsuse vastu võtta ka koosolekut kokku kutsumata: juhatus saadab otsuse eelnõu kõigile korteriomanikele ja need annavad oma seisukoha kirjalikult. Aruande kinnitamise puhul peab omanikel olema seisukoha andmiseks vähemalt seitse päeva. Kirjalik hääletus sobib hästi väikesele majale, kus kõik omanikud on e-posti teel kättesaadavad. Suuremas majas jääb vastuseid sageli puudu ja üldkoosolek tuleb ikkagi kokku kutsuda.

Kui päevakorras on aruande kõrval ka majanduskava muutmine või remonditööd, pange aruanne esimeseks punktiks. Inimesed tahavad enne uute maksete arutamist teada, kuidas eelmine aasta läks.

Protokolli kirjutage, kuidas kvoorum arvutati ning mitu häält oli poolt ja vastu. Kui keegi soovib oma eriarvamuse protokolli kanda, tehke seda. Kinnitatud aruanne koos protokolliga pange omanikele kättesaadavaks samasse kohta, kus olid koosoleku materjalid.

Mis juhtub, kui tähtaeg jääb vahele

Hilinemine ei ole haruldane, kuid sellel on tagajärjed. Registripidaja võib esitamata aruande puhul rakendada sanktsioone ja pikaajalise esitamata jätmise korral võib jõuda ühistu registrist kustutamiseni. Praktikas on suurem probleem aga see, et pangad vaatavad laenutaotluse juures alati viimast esitatud aruannet. Kui ühistu plaanib renoveerimislaenu, peatab puuduv aruanne menetluse esimese asjana.

Kui näete juba mais, et tähtaeg ei pea, rääkige raamatupidajaga kohe ja pange uus kuupäev kirja. Paar nädalat hilinemist on parem kui kiirustades kinnitatud aruanne, kus remondifondi jääk ei klapi korterite arvestusega.

Kuidas aruannet omanikele esitleda

Koosolekul ei ole mõtet bilanssi rida-realt ette lugeda. Pange ühele lehele viis numbrit: laekumised, kulud, remondifondi jääk, võlgnevused kokku ja järgmise aasta suuremad tööd. Lisage võrdlus eelmise aastaga. Kui soojuskulu kasvas 18%, öelge kohe, kas põhjus oli hind või külmem talv. Ülejäänud küsimustele vastab raamatupidaja, kui ta on koosolekul kohal, ja seda tasub temaga eelnevalt kokku leppida.

Kelvo Nestis on iga korteri arved, laekumised ja remondifondi osa aasta lõpuks juba olemas, nii et võlgnike nimekiri ja remondifondi jäägid korterite kaupa tulevad otse süsteemist. Samast kohast saab kokku kutsuda üldkoosoleku, lisada aruande dokumentide hulka ja pärast hääletust protokolli välja printida. Vaata hinnakirja või loo ühistule konto.