Obetalda avgifter: en påminnelserutin som är tydlig utan att vara hård

Efter sommaren dyker det alltid upp några obetalda avier. Någon har bytt bank och glömt att flytta e-fakturan, någon har varit bortrest i fem veckor och någon har det faktiskt tufft ekonomiskt. Föreningen behöver behandla alla tre lika, men tonen kan och bör anpassas.

Det viktigaste är att ha bestämt rutinen innan den behövs. Då blir påminnelserna rättvisa och förutsägbara, och styrelsen slipper ta ställning från fall till fall utifrån vem man känner i huset.

Vad lagen och stadgarna säger

Stadgarna anger när avgiften förfaller, ofta senast sista vardagen före varje kalendermånads början, och om föreningen får ta ut dröjsmålsränta och påminnelseavgift. Om stadgarna medger det får påminnelseavgiften enligt reglerna om ersättning för inkassokostnader i dag vara högst 60 kr. Dröjsmålsränta beräknas enligt räntelagen om inget annat har bestämts.

Enligt bostadsrättslagen kan nyttjanderätten förverkas om bostadsrättshavaren betalar årsavgiften mer än en vecka efter förfallodagen. Lagen ger samtidigt bostadsrättshavaren möjlighet att rätta till det genom att betala inom en återvinningsfrist efter att föreningen har sagt upp, och föreningen ska då också underrätta socialnämnden. Upprepade sena betalningar kan ändå vara skäl för uppsägning. Det här är en sista utväg med noggranna formkrav, och ni bör ta hjälp av jurist eller förvaltare innan ni går dit.

En rutin i fyra steg

1. 1Step 1: Fem dagar efter förfallodagen: en vänlig påminnelse utan avgift. De flesta betalar redan här.
2. 2Step 2: Femton dagar efter: en andra påminnelse med påminnelseavgift och dröjsmålsränta, om stadgarna medger det. Skriv ut beloppet och ett nytt sista betalningsdatum.
3. 3Step 3: Trettio dagar efter: ett personligt brev eller samtal från kassören eller förvaltaren, med erbjudande om en avbetalningsplan.
4. 4Step 4: Fyrtiofem dagar efter: styrelsen beslutar om ärendet ska lämnas till inkasso, och beslutet förs in i styrelseprotokollet.

Dagarna är exempel. Välj era egna, skriv in dem i en rutin som styrelsen beslutar om och följ dem för alla medlemmar, även för den ledamot som glömde att betala i juni.

Avbetalningsplan i stället för inkasso

En medlem som själv hör av sig och vill betala av en skuld på 9 700 kr, motsvarande två månadsavgifter, är nästan alltid bättre att komma överens med än att skicka vidare till inkasso. Gör planen skriftlig: belopp per månad, datum, att de löpande avgifterna betalas som vanligt och vad som händer om en delbetalning uteblir. En plan på tre till sex månader är vanlig. Längre än så blir svår att följa upp och ökar risken att skulden växer igen.

Ett inkassoärende kostar däremot både pengar och relationer. Medlemmen får avgifter som gör skulden större, och styrelsen får en granne som undviker att hälsa i trapphuset. Inkasso är rätt väg när någon inte svarar alls eller bryter en överenskommen plan, men det bör vara ett aktivt beslut och inte något som händer automatiskt.

Stäm av inbetalningarna först

Många påminnelser beror på att en inbetalning inte hittades, inte på att den saknades. Fel OCR-nummer, en betalning för två månader på en gång eller en anhörig som betalar från sitt eget konto är vanliga orsaker. Stäm av mot kontoutdraget innan påminnelserna går ut. Att påminna någon som redan har betalat skadar förtroendet mer än en påminnelse som kommer några dagar senare.

Delbetalningar är en annan fälla. Om en medlem betalar 4 000 kr av en avi på 4 850 kr ska påminnelsen gälla de 850 kr som saknas, inte hela beloppet. Det låter självklart, men i ett kalkylark där raderna bara bockas av som betalda eller obetalda händer det oftare än man tror.

Tonen i påminnelsen

Skriv kort och sakligt, och skicka påminnelsen från föreningen, inte från en enskild ledamots privata mejl. Ange vilken avi som är obetald, beloppet, hur man betalar och vem man kan kontakta. Undvik formuleringar som ”trots upprepade påminnelser” i det första brevet. Lägg i stället till en mening om att den som har svårt att betala är välkommen att höra av sig. Då får ni kontakt med de medlemmar som behöver hjälp innan skulden hinner bli stor, och det är där en förening oftast kan göra mest nytta.

Kelvo Nest matchar inbetalningar från importerade kontoutdrag mot avierna och skickar påminnelser i de steg ni bestämmer, med stöd för avbetalningsplaner. Se priser.