Föreningsarbete
Självförvaltning eller ekonomisk förvaltare: så väljer ni upplägg för föreningen
Självförvaltning eller ekonomisk förvaltare i brf: vad förvaltaren gör, vad det kostar, vilka uppgifter styrelsen kan sköta själv och hur ni byter upplägg.
4 min läsning
Sensommaren är när många styrelser ser över sina avtal inför budgetarbetet. Förvaltningsavtalet ska kanske förlängas, priset har höjts igen och någon i styrelsen undrar om ni inte kunde sköta det mesta själva. Det kan ni ofta, men det beror på vad ni är beredda att ta ansvar för och hur mycket tid styrelsen har.
Med ekonomisk förvaltning menas i regel avisering av avgifter, bevakning av inbetalningar, betalning av leverantörsfakturor, medlems- och lägenhetsförteckning, löpande bokföring och bokslut. Teknisk förvaltning, alltså fastighetsskötsel och jour, är ett separat avtal och behandlas inte här.
Vad en ekonomisk förvaltare brukar göra
Ett vanligt grundavtal innehåller aviseringar, bevakning av inbetalningar, påminnelser, hantering av leverantörsfakturor, löpande bokföring och årsbokslut med årsredovisning. Utöver det tillkommer ofta tilläggstjänster med separat pris: överlåtelser och pantsättningar, närvaro på stämman, budgetarbete, låneomläggningar och IMD-debitering. Läs bilagan med prislistan noga. Det är där skillnaderna mellan förvaltarna brukar finnas, inte i grundpriset.
Vad det kostar
Priserna varierar mycket med föreningens storlek och vad som ingår. För en förening med 40 lägenheter är det inte ovanligt att den ekonomiska förvaltningen kostar i storleksordningen 60 000–120 000 kr om året inklusive moms, och tilläggstjänsterna kan lägga till en betydande del. Jämför avtal per lägenhet och år och räkna med de tillägg ni faktiskt använder. Ett lågt grundpris med dyra tillägg blir lätt dyrare än ett högre fast pris där det mesta ingår.
Glöm inte att räkna med styrelsens egen tid. Även med en förvaltare lägger kassören ofta ett par timmar i månaden på att attestera fakturor och svara på frågor. Med självförvaltning blir det fler timmar, särskilt de första månaderna. Fråga er ärligt om det finns någon i styrelsen som vill göra det, och vem som tar över när den personen avgår.
Det här kan styrelsen ofta sköta själv
| Uppgift | Kan styrelsen sköta det? | Att tänka på |
|---|---|---|
| Avisering av avgifter | Ja, med ett bra system | Varje rad ska gå att förklara för medlemmen |
| Matchning av inbetalningar | Ja | Importera kontoutdrag i stället för att bocka av för hand |
| Påminnelser | Ja | Bestäm stegen i förväg och följ dem |
| Leverantörsfakturor och attest | Ja | Två personer attesterar större belopp |
| Medlems- och lägenhetsförteckning | Ja, med rutin | Lägenhetsförteckningen har formkrav enligt lag |
| Löpande bokföring | Om kassören kan bokföring | Annars köp den som tjänst |
| Bokslut och årsredovisning | Sällan | Köp av en redovisningsbyrå |
Riskerna med att göra allt själv
Den största risken är sällan kompetensen. Det är personberoendet. Om all kunskap sitter hos en kassör som flyttar mitt i året står föreningen utan rutiner och kanske utan inloggningar. Dokumentera hur ni gör, se till att minst två personer kan logga in i bank och system, och använd verktyg som sparar historiken i stället för kalkylark på någons privata dator.
Den andra risken är kontrollen. Revisorn granskar i efterhand, men attestrutiner och behörigheter i banken bör vara satta så att ingen ensam kan beställa, attestera och betala ett större belopp. Det skyddar föreningen och lika mycket den ledamot som sköter betalningarna.
Prata också med revisorn innan ni byter. En revisor som vet hur bokföringen kommer att skötas kan tala om vilka underlag hen vill ha och hur verifikationer ska sparas. Det är mycket enklare att få rätt från början än att rätta i samband med bokslutet.
Så byter ni upplägg
Ett byte görs enklast vid ett räkenskapsårsskifte. Säg upp avtalet enligt uppsägningstiden, som ofta är tre till sex månader, och be om ett överlämningspaket: medlems- och lägenhetsförteckning, öppna fordringar och skulder, löpande avtal, leverantörsregister och senaste bokslutet. Kontrollera om medgivanden för autogiro och e-faktura går att flytta. Annars behöver medlemmarna få information i god tid, så att ingen missar en betalning i januari.
Ett styrelsebeslut som medlemmarna bör förstå
Att byta förvaltningsform är normalt ett beslut för styrelsen. Men eftersom det påverkar hur medlemmarna betalar och vem de ska kontakta, informera tidigt och förklara vad som blir bättre. Visa gärna vad besparingen betyder per lägenhet: 60 000 kr om året i en förening med 40 lägenheter är 125 kr per lägenhet och månad. Det är ett argument de flesta förstår direkt.
Kelvo Nest är byggt för föreningar som vill sköta det löpande själva, med avier där varje rad visar sin beräkning, matchning mot kontoutdrag och påminnelser, för 2 euro per lägenhet och månad. Läs mer om priserna.