Så tar ni fram en underhållsplan som styrelsen faktiskt använder

En underhållsplan är en lista över vad i huset som behöver åtgärdas, när och ungefär vad det kommer att kosta. Det är också det dokument som oftast har legat orört i en pärm sedan föreningen bildades. Många stadgar anger att styrelsen ska göra avsättningar till underhållsfonden i enlighet med underhållsplanen, och allt fler köpare och banker ber att få se den.

Sommaren är en bra tid att ta tag i arbetet. Tak, fasad och gård går att besiktiga, entreprenörerna har ofta lite mer tid att lämna budgetpriser, och ni hinner ha en färdig plan när budgeten för nästa år ska tas fram i höst.

Börja med en inventering

Gå igenom huset del för del: tak, fasad, fönster, balkonger, stammar, el, ventilation, värme, hiss, tvättstuga, gård och portar. Det behöver inte vara en konsult som gör det första gången, men den som går runt behöver veta vad hen tittar efter. Notera för varje byggnadsdel när den senast åtgärdades, vilket skick den är i och eventuella anmärkningar från OVK, hissbesiktning eller försäkringsbolaget.

Gamla fakturor och styrelseprotokoll är ofta den bästa källan till när något faktiskt gjordes. Fråga också de medlemmar som har bott längst i huset. De minns ofta att fönstren målades om året efter den stora snövintern.

Bedöm livslängd och skick

Använd normala tekniska livslängder som utgångspunkt och justera sedan efter skicket. Tabellen nedan ger riktvärden för några av de vanligaste posterna.

Ett tak som är 35 år gammalt men har skötts väl kan ligga kvar i tio år till. Ett 25-årigt tak med återkommande läckage gör det inte. Skicket väger tyngre än åldern, och det är därför inventeringen är viktigare än tabellen.

Prissätt åtgärderna realistiskt

Använd dagens priser inklusive moms och lägg till projektledning och oförutsett. En vanlig tumregel är att lägga 10–15 procent på entreprenadkostnaden för projektering och byggledning. Be gärna om budgetpriser från två entreprenörer för de största posterna. Ett stambyte kostar ofta flera hundra tusen kronor per lägenhet beroende på omfattning och om badrummen ingår, och där gör en grov uppskattning stor skillnad för hela planen. Räkna inte med en offert som är äldre än två år utan att räkna upp den.

Välj tidshorisont

En underhållsplan sträcker sig ofta 30–50 år, eftersom de stora posterna som stammar och tak har så långa livslängder. Den närmaste tioårsperioden behöver dock vara detaljerad och årsvis, för det är den som styr budget och avgift. Tänk på planen i två lager: en lång översikt med de stora posterna per femårsperiod, och en detaljerad tioårsplan som uppdateras varje år.

Koppla planen till fonden och avgiften

Summera vad planen kostar per år i snitt. Om de kommande 30 åren innehåller åtgärder för 36 miljoner kronor blir snittet 1,2 miljoner om året. Jämför med vad föreningen sätter av till underhållsfonden och vad sparandet faktiskt blir. Skillnaden visar om avgiften räcker eller om ni behöver planera för lån. Ofta landar man i en kombination där fonden och sparandet tar de löpande åtgärderna och ett lån finansierar stambytet, med en plan för amortering.

Håll planen levande

Gå igenom planen på ett styrelsemöte varje år, helst innan budgeten tas fram. Flytta åtgärder som har gjorts till historiken med verklig kostnad, och skjut fram det som kan vänta. När en medlem gör en felanmälan om fukt i källaren är det också ett skäl att se över om dräneringen ligger rätt i planen. En plan som justeras varje år blir bättre för varje år. En plan som görs om från grunden vart tionde år blir aldrig riktigt användbar.

I Kelvo Nest lägger ni in en tioårig underhållsplan bredvid budgeten, och större uttag ur underhållsfonden går via styrelsens godkännande. Kom igång gratis, det är kostnadsfritt i sex månader för föreningar med upp till 10 lägenheter.