Üldkoosoleku kokkukutsumine: teade, päevakord ja materjalid õigel ajal

Enamik vaidlusi üldkoosoleku otsuste üle ei puuduta otsuse sisu, vaid seda, kuidas koosolek kokku kutsuti. Teade saadeti liiga hilja, päevakorras polnud küsimust, mille üle hääletati, või ei saanud omanik majanduskava eelnõuga enne tutvuda. Kohtud on selliseid rikkumisi korduvalt pidanud piisavaks põhjuseks, et otsus kehtetuks tunnistada.

Kokkukutsumine on lihtne, kui seda teha iga kord ühtemoodi. Siin on juhatusele töökord, mis põhineb korteriomandi- ja korteriühistuseadusel (KrtS). Kontrollige alati ka oma ühistu põhikirja, sest see võib nõuda pikemat etteteatamist või teistsugust teatamise viisi.

Etteteatamise aeg

Üldkoosolekust tuleb ette teatada vähemalt seitse päeva, kui põhikiri ei näe ette pikemat tähtaega. Paljudes vanemates põhikirjades on kirjas 10 või 15 päeva. Seitse päeva on miinimum, mitte soovitus. Kui arutusel on majanduskava, laen või suurem remont, saatke kutse kaks kuni kolm nädalat varem. Inimestel jääb siis aega materjale lugeda, küsimusi saata ja vajadusel volikiri vormistada.

Arvestage tähtaega nii, et teade jõuab omanikuni õigel ajal. Kui koosolek on 12. juunil ja põhikiri nõuab seitset päeva, peab kutse olema välja saadetud hiljemalt 5. juunil. Parem veel paar päeva varem, sest tähtaja arvutamise üle ei vaielda kunagi siis, kui varu on piisav. Kui ühistus on palju omanikke, kes majas ei ela, lisage kutsele volikirja põhi ja selgitus, kuidas see juhatusele toimetada.

Mida kutses peab olema

• koosoleku toimumise aeg ja täpne koht, näiteks „Pärna 14, keldrisaal“
• päevakord, kus iga punkt on sõnastatud nii, et omanik saab aru, mille üle otsustatakse
• kui päevakorras on majanduskava kehtestamine või majandusaasta aruande kinnitamine, siis koht, kus eelnõuga saab tutvuda
• juhatuse kontakt küsimuste jaoks ja info selle kohta, kuidas volikirja anda

Päevakorrapunkti „Muud küsimused“ alla ei tohi peita otsuseid. Kui plaanite hääletada katuse remondi üle, kirjutage päevakorda „Katuse remondi tellimine ja rahastamine remondifondist, eelarve kuni 48 000 €“. Punkt „Jooksvad küsimused“ sobib info jagamiseks, mitte otsustamiseks. Mõelge ka järjekorrale: pange lihtsamad punktid, nagu aruande kinnitamine, ette ja pikemat arutelu nõudvad küsimused lõppu.

Kuidas teade kohale toimetada

Kui korteriomanik on andnud ühistule oma e-posti aadressi, tuleb teade saata sinna. See on seaduse nõue, mitte viisakus. Paberkutse postkasti ja teade trepikojas on head lisad neile, kes e-posti ei kasuta, kuid e-posti aadressi andnud omanik peab kutse saama e-postiga ka siis, kui teade on trepikojas üleval.

Hoidke alles tõend, et kutse saadeti: e-kirja saatmisaeg, adressaatide nimekiri ja kutse ise. Kui keegi hiljem väidab, et teadet ei tulnud, on juhatusel millele tugineda. Omanike kontaktid vananevad kiiresti, eriti välja üüritud korterite puhul, seega vaadake nimekiri enne iga koosolekut üle. Kui kutse kanti postkastidesse, märkige endale kuupäev ja kes selle laiali viis.

Materjalid enne koosolekut

Hea koosolek otsustatakse ära enne, kui keegi saali tuleb. Saatke koos kutsega või paar päeva hiljem otsuste eelnõud, majanduskava või aruande eelnõu, hinnapakkumised suuremate tööde kohta ja lühike selgitus, miks juhatus midagi ette paneb. Kui juhatus soovitab kolmest katusepakkumisest keskmist, kirjutage kahe lausega, miks mitte kõige odavamat.

Ühe lehekülje pikkune kokkuvõte iga suurema küsimuse kohta toimib paremini kui 40-leheküljeline lisade pakk. Kes tahab detaile, leiab need dokumentidest. Kes ei taha, saab vähemalt aru, mille üle hääletatakse. Kui juhatus teab, et mõni küsimus tekitab vastuseisu, näiteks laenu võtmine, korraldage enne koosolekut infotund või saatke korduma kippuvate küsimuste leht. Koosolekul jääb siis aega otsustamiseks, mitte põhitõdede selgitamiseks.

Koosoleku juhataja ja protokollija

Leppige enne koosolekut kokku, kes koosolekut juhatab ja kes protokollib. Juhatuse esimees ei pea ise juhatama. Vahel on parem, kui seda teeb neutraalne omanik, eriti kui arutusel on juhatuse enda tegevus. Protokolli märgitakse koosoleku aeg ja koht, osalejad ja kvoorum, iga päevakorrapunkti otsus ja hääletustulemus. Tavaliselt allkirjastavad protokolli koosoleku juhataja ja protokollija. Tehke protokoll omanikele kättesaadavaks mõne päeva jooksul, et ka puudujad teaksid, mis otsustati.

Kui kvoorumit ei tule

Kui koosolek ei ole otsustusvõimeline, kutsub juhatus kokku uue koosoleku sama päevakorraga. Korduskoosolek on otsustusvõimeline osalejate arvust olenemata, kuid ainult siis, kui kutses on sellele selgelt viidatud. Riigikohus on leidnud, et selle märke puudumine on kokkukutsumise oluline rikkumine. Korduskoosoleku kohta kehtivad samad etteteatamise reeglid, nii et seda ei saa pidada samal õhtul pool tundi hiljem. Kvoorumist ja volikirjadest kirjutasime pikemalt postituses volikirjad ja kvoorum.

Kelvo Nestis koostate koosoleku kutse koos päevakorra ja lisadega ning saadate selle omanikele e-posti ja rakenduse kaudu, saatmise aeg jääb süsteemi kirja. Koosolekul märgite osalejad ja volikirjad ning protokolli põhi on päevakorra põhjal juba valmis. Proovi oma ühistuga tasuta.