Volikirjad ja kvoorum: kuidas üldkoosolekul hääli õigesti lugeda

Koosolekule on tulnud 41 inimest, majas on 60 korterit. Kas koosolek on otsustusvõimeline? Vastus sõltub sellest, kes need 41 on, mitu korterit neile kuulub, kui suured need korterid on ja mida ütleb teie põhikiri. Just siin lähevad paljud juhatused esimest korda segadusse.

Allpool on reeglid, mida korteriomandi- ja korteriühistuseadus (KrtS) ette näeb, ning võtted, kuidas registreerimine ja häälte lugemine korraldada nii, et protokoll peab vastu ka hilisemale vaidlusele.

Kvoorumi kaks tingimust

Kui põhikiri ei ütle teisiti, on üldkoosolek otsustusvõimeline, kui osalevatele korteriomanikele kuulub üle poole häältest ja üle poole kaasomandi osadest. Mõlemad tingimused peavad olema täidetud korraga. Majas, kus on palju väikeseid ja mõned suured korterid, võib juhtuda, et häälte enamus on koos, aga kaasomandi osade enamus mitte.

Paljud ühistud on kvoorumi põhikirjas sõnastanud teisiti, näiteks liikmete arvu järgi. Kohtupraktikas on vaieldud selle üle, kui palju võib põhikiri seadusest kõrvale kalduda, seega lugege oma põhikirja sõnastus enne koosolekut täpselt läbi ja tehke registreerimisleht selle järgi.

Üks korter, üks hääl või kaasomandi osa järgi

Seaduse lähtekoht on, et igal korteriomandil on üks hääl. Kellele kuulub kolm korterit, sellel on kolm häält, kuid ühistu liige on ta ikkagi üks. Põhikiri võib ette näha, et hääled arvestatakse kaasomandi osa suuruse järgi. See on levinud majades, kus korterite suurus erineb palju, sest siis kaalub 95 m² korteri hääl rohkem kui 30 m² stuudio oma.

Näide väikesest majast: 12 korterit, kaasomandi osad kokku 10 000/10 000. Koosolekule tuleb seitse omanikku, kelle kaasomandi osad on kokku 4680/10 000. Häälte järgi on enamus koos (7 häält 12-st), kaasomandi osade järgi mitte (46,8%). Seaduse vaikimisi reegli järgi ei ole see koosolek otsustusvõimeline.

Kvoorum ütleb ainult seda, kas koosolek saab otsustada. Mitu poolthäält otsuse jaoks vaja on, on eraldi küsimus. Tavaliselt on otsus vastu võetud, kui poolt on üle poole koosolekul osalenute häältest, kuid täpne nõue sõltub seadusest ja põhikirjast ning mõne otsuse, näiteks põhikirja muutmise jaoks on vaja suuremat enamust. Kirjutage iga päevakorrapunkti juurde enne koosolekut valmis, milline enamus on vajalik, et pärast hääletust ei peaks selle üle vaidlema.

Volikiri: mis peab paberil olema

Omanik võib koosolekul osaleda ise või saata esindaja. Esindaja õigus peab olema tõendatud kirjaliku dokumendiga. Suuline lubadus või naabri SMS ei ole volikiri. Kui esindaja volitust tõendada ei saa, ei tohi juhatus tema häält arvestada. Hea volikiri sisaldab järgmist:

• volitaja nimi ja korteri number
• esindaja nimi ja isikukood
• milleks volitus antakse: üks konkreetne koosolek või kõik koosolekud kindla kuupäevani
• kas esindaja hääletab oma äranägemise järgi või volitaja juhiste järgi
• kuupäev ja volitaja allkiri, kas omakäeline või digitaalne

Kui korteril on mitu omanikku, näiteks abikaasad, peavad nad hääletama ühiselt või määrama ühise esindaja. Riigikohus on leidnud, et kui koosolekule tuleb ainult üks kaasomanikest ja teine ei ole talle volitust andnud, ei saa tema osalust üldjuhul arvestada. Seda tuleb ette sagedamini, kui arvata võiks. Volikirja võib anda ka juhatuse liikmele, aga siis on mõistlik lisada hääletusjuhised, et keegi ei saaks hiljem öelda, et juhatus hääletas oma ettepanekute poolt teiste häältega.

Registreerimine koosoleku alguses

Registreerimisleht on kvoorumi tõend. Ärge koostage seda koosolekul käsitsi nullist, vaid printige välja eeltäidetud leht korterite, omanike ja kaasomandi osadega, nii et kohapeal jääb vaid allkiri. Andke igale korterile oma rida: korteri number, omaniku nimi, kaasomandi osa, kas osales ise või esindaja kaudu, ja allkiri. Volikirjad kogutakse kokku ja lisatakse protokollile. Kui keegi tuleb poole koosoleku pealt, märkige kellaaeg, sest kvoorum võib eri päevakorrapunktide juures olla erinev.

Arvutage kvoorum enne esimest hääletust ja öelge see valjult välja: „Kohal on 34 korterit 60-st, kaasomandi osadest 5870/10 000. Koosolek on otsustusvõimeline.“ Sama lause kuulub ka protokolli.

Kui kvoorumit ei ole

Siis koosolek otsuseid vastu ei võta. Juhatus kutsub kokku uue koosoleku sama päevakorraga ja see on otsustusvõimeline osalejate arvust olenemata. Kutses tuleb sellele asjaolule viidata. Riigikohus selgitas 2023. aastal, et kui see märge kutsest puudub, on tegemist kokkukutsumise olulise rikkumisega ja korduskoosoleku otsused võivad kehtetuks osutuda. Ka korduskoosolekust tuleb ette teatada samamoodi nagu tavalisest koosolekust. Kuidas kutse õigesti koostada, kirjutasime postituses üldkoosoleku kokkukutsumine.

Kelvo Nestis on iga korteri kaasomandi osa ja pind juba kirjas, nii et hääled kaalutakse korteri, kaasomandi osa või pinna järgi, nagu teie põhikiri ette näeb. Volikirjad lisatakse osaleja juurde, kvoorum arvutatakse jooksvalt ja hääletuse lõpus saab protokolli välja printida. Vaata lähemalt hinnakirjast.